Compartir proyectos
Nota: Compartir proyectos está disponible solo en planes empresariales.
Un proyecto se puede compartir con otras personas de su organización para que trabajen sobre el mismo contexto.
Esto sirve cuando varias personas necesitan usar:
- las mismas instrucciones del proyecto
- los mismos archivos
- los mismos expedientes vinculados
- el mismo espacio general de trabajo
Qué se comparte exactamente
Cuando comparte un proyecto, se comparte el espacio de trabajo del proyecto.
Eso incluye:
- nombre y descripción del proyecto
- instrucciones del proyecto
- archivos adjuntos del proyecto
- expedientes vinculados al proyecto
No significa que todas las personas vean los chats de todos.
Regla importante sobre los chats
Aunque un proyecto esté compartido, cada usuario ve solo sus propios chats dentro de ese proyecto.
Eso permite trabajar sobre el mismo contexto sin mezclar conversaciones privadas entre distintos miembros del equipo.
Piense en la lógica así:
- el proyecto es compartido
- los chats siguen siendo personales
Tipos de acceso
Al compartir un proyecto puede elegir entre:
- Privado: solo usted tiene acceso
- Organización: todos los miembros activos de su organización pueden usarlo
- Usuarios específicos: usted elige exactamente quién entra
Diferencia entre ver y editar
Cuando comparte con usuarios específicos, puede dar:
- ver
- editar
Permiso de ver
Una persona con permiso de ver puede:
- abrir el proyecto
- usar el contexto del proyecto
- crear nuevos chats dentro del proyecto
- mover sus propios chats a ese proyecto
Pero no puede:
- cambiar el nombre o las instrucciones
- agregar o quitar archivos
- vincular o quitar expedientes
- cambiar la configuración del proyecto
Permiso de editar
Una persona con permiso de editar puede hacer todo lo anterior y además:
- modificar el proyecto
- agregar archivos
- vincular expedientes
- ajustar instrucciones y configuración
Cómo compartir un proyecto
- Abra el proyecto
- Busque la opción Manejar acceso
- Elija si será privado, para toda la organización o para usuarios específicos
- Si escoge usuarios específicos, defina si cada persona tendrá permiso de ver o editar
Qué pasa con los expedientes vinculados
Si un proyecto compartido tiene expedientes adjuntos, el acceso al proyecto también habilita el acceso a esos expedientes mientras sigan vinculados a ese proyecto.
Esto es importante porque evita tener que compartir por separado cada expediente cuando ya forma parte del trabajo del proyecto.
Por ejemplo:
- usted comparte un proyecto con otra persona
- dentro del proyecto adjunta un expediente
- esa persona podrá usar ese expediente desde el contexto del proyecto
Si después quita ese expediente del proyecto, ese acceso derivado también deja de aplicar, salvo que el expediente haya sido compartido de forma directa por otro lado.
Cuándo conviene compartir un proyecto
Conviene compartirlo cuando:
- varias personas trabajan el mismo asunto
- quieren usar una misma base de archivos e instrucciones
- desean separar las conversaciones por usuario, pero mantener el mismo contexto general
Siguiente lectura
- Lea cómo usar proyectos
- Entienda la relación entre proyectos y expedientes
- Si va a redactar dentro de un proyecto, vea usar proyectos en el redactor