Compartir manual con usuarios
Los manuales se pueden compartir con otros usuarios de su organización para que todos puedan usarlos.
¿Por qué compartir manuales?
Caso común
Una persona con experiencia crea un manual para revisar un tipo de documento (por ejemplo, contratos laborales). Luego quiere que otras personas en la firma también puedan usar ese manual para revisar documentos.
Beneficios
- Consistencia: Todos revisan con los mismos criterios
- Eficiencia: No cada persona tiene que crear su propio manual
- Calidad: El manual lo crea quien tiene la experiencia
Como compartir un manual
- Abra el manual que desea compartir
- Busque la opción "Compartir"
- Seleccione con quién compartir:
- Todos los usuarios de la organización
- Usuarios específicos
¿Qué pueden hacer con un manual compartido?
Los usuarios con acceso al manual pueden:
- Usarlo para revisar documentos
- Ver las reglas del manual
Lo que usualmente NO pueden hacer (depende de permisos):
- Modificar el manual original
- Eliminar el manual
Flujo de trabajo típico
- Experto crea el manual: La persona con experiencia define las reglas
- Experto comparte el manual: Lo comparte con su equipo
- Equipo usa el manual: Todos pueden revisar documentos con esos criterios
- Experto actualiza cuando necesario: Si hay cambios, actualiza el manual y todos ven la versión actualizada
Manuales vs Revisiones
Es importante entender la diferencia:
- Manuales: Se pueden compartir fácilmente
- Revisiones (documentos revisados): Son privadas por defecto, pero también se pueden compartir si es necesario
Escenario de uso
Firma de abogados con 10 abogados:
- El socio principal crea un manual "Requisitos de contratos laborales"
- Lo comparte con todos los abogados de la firma
- Cada abogado puede revisar sus propios contratos usando ese manual
- Todos siguen los mismos estándares de calidad
- Si el socio actualiza el manual, todos usan la versión actualizada automáticamente
Esto asegura que todos los contratos que salen de la firma cumplen los mismos estándares.